Правове визначення терміну «електронний документ», встановлення на законодавчому рівні умов визнання його оригіналом, а також відсутність потреби дублювання електронного та паперового документів зумовили стрімкий розвиток електронного документообігу на вітчизняних підприємствах. Наявність дієвих систем захисту Е-інформації, можливість прискорення її передачі різним користувачам перетворили електронні документи на невід’ємні складові облікової системи будь-якого суб’єкта господарювання, водночас актуалізували питання пошуку оптимальних каналів передачі та способів зберігання Е-даних. Наявність значного попиту на вітчизняні та зарубіжні програмні продукти (без російського капіталу), які б сприяли формуванню дієвої системи електронного документообігу на підприємстві, актуалізувало необхідність їх детального вивчення, та оцінки можливостей синхронізації з іншими обліковими програмами.
20 жовтня 2023 року викладачі кафедри обліку, аудиту та оподаткування к.е.н., доцент Віктор ЛОПАТОВСЬКИЙ, к.е.н., доцент Людмила БОГАТЧИК, та здобувачі другого (магістерського) рівня вищої освіти спеціальності 071 «Облік і оподаткування» в рамках вивчення дисципліни «Організація обліково-аналітичної системи та контролю» прийняли участь у вебінарі «Управління документами та контентом з платформою M-Files». Спікером виступав Олександр Хуторний – директор з розвитку бізнесу LITIKO LLC. Відмітимо, що фінська компанія M-Files є світовим лідером у галузі управління інформацією. У червні 2023 року M-Files був визнаний клієнтами як сильний гравець у рейтингу Gartner Peer Insights.
Платформа управління контентом на основі метаданих M-Files надає можливість миттєво знаходити потрібну інформацію в будь-якому контексті, автоматизувати бізнес-процеси та забезпечити контроль і безпеку інформації. У своїй доповіді спікер Олександр ХУТОРНИЙ обґрунтував ключові переваги M-Files, які базуються на використанні метаданих, зокрема:
- використання ключових слів забезпечує можливість швидкого пошуку в базі документів;
- зручність спільної віддаленої роботи, що досягається завдяки можливостям спільного редагування, обміну файлами, роботою у Web-браузері;
- наявність повнофункціональних мобільних додатків для всіх платформ забезпечує оперативний мобільний доступ до документів та виконання завдань;
- можливість налаштування автоматизованих робочих процесів із зазначенням послідовності дій, термінів та відповідальних осіб на кожному з етапів документообігу;
- конвертація документів в pdf-формат зі збереженням можливості повнотекстового пошуку покращує якість роботи з відсканованими документами;
- можливість створення шаблонів бланків та документів;
- повна інтеграція із зовнішніми ERP-, CRM-системами, обліковим програмним забезпеченням.
Під час роботи в дискусійній панелі учасниками вебінару, у тому числі й такими, що використовують платформу M-Files для побудови системи Е-документообігу на власних підприємствах, було позитивно відзначено зручність роботи з програмою, можливість регулювання повноважень окремих осіб, які працюють з визначеним документом. Беззаперечною відмінністю системи електронного документообігу M-Files є можливість формування карти документа, яка дозволяє прослідкувати т.зв. історію документу, встановити перелік осіб, причетних до його створення, та забезпечує перманентний контроль за його виконанням.
Загалом учасники вебінару отримали цікаву можливість ознайомитись з функціоналом платформи M-Files для побудови системи Е-документообігу, та сформувати уявлення про переваги використання метаданих для автоматизації облікових процесів.
